Przepis na sukces pracy zdalnej, czyli jak pracowaliśmy przez 5 miesięcy?

Początek Brave New był bardzo nietypowy. Bo kto normalny zakłada spółkę, a następnie wylatuje z kraju na 5 miesięcy? Jak udało nam się prowadzić firmę, gdy dzieliło nas kilka tysięcy kilometrów? Poznajcie nasz sekret. 

Początek naszej działalności był bardzo nietypowy. Brave New jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uzyskała wpis do rejestru 6 marca. Zależało nam na tym, by postawić firmę na solidnej podbudowie jak najszybciej. Powód? 4 kwietnia wyjeżdżałem na kilka miesięcy do Azji.

Decyzję o połączeniu prowadzonego przez Michała Melon Studio z prowadzonym przeze mnie studiemKMIN podjęliśmy na przełomie 2017/2018 toku. Obaj byliśmy zmęczeni tym, jak działały nasze firmy do tej pory, szukaliśmy nowego wyzwania, które pozwoli nam wskoczyć na wyższego konia i sięgnąć po bardziej ambitne cele.

Tworząc Brave New wiedzieliśmy, że czeka nas spore wyzwanie: już od kilku miesięcy mialem zaplanowany wyjazd do Azji. Marzenie wyjazdu z Polski, by przez kilka miesięcy żyć na innym kontynencie i pracować zdalnie, chodziło za mną od kilku lat i nie dawało mi spokoju.

Sprawa wyjazdu była jedną z istotniejszych spraw, które musieliśmy dogadać. Oczywiście trip był od początku na stole. Z Michałem znamy się od dawna, więc o moim planie nasłuchał się jeszcze zanim gdzieś na horyzoncie zaczęła majaczyć spółka.

W dyskusjach stworzyliśmy 3 scenariusze:

  • Zakładamy spółę i poradzimy sobie współpracując zdalnie
  • Przekładamy cały proces o 6 miesięcy i wrócimy do tematu po moim powrocie
  • Zapominamy o temacie spółki

Szybko skreśliliśmy scenariusze nr 2 i 3. Byliśmy zdecydowani na współpracę. Wiedzieliśmy też, że za pół roku pojawiłyby się kolejne przeszkadzajki, nowe wyjazdy, trzeba rzeźbić w tym, co mamy. A akurat na rzeźbieniu w dziwnych okolicznościach znamy się jak mało kto.

Wiele osób z niedowierzaniem patrzyło na to, co robimy. Wcale im się nie dziwię, jeszcze kilka lat temu sam pukałbym się w głowę słysząc o takim braku odpowiedzialności. Ale w naszej branży cyfrowy nomadyzm nie jest niczym niezwykłym. Technologia wspierała nas niczym dobra matka chrzestna. Szans było dużo, a zagrożenia wcale nie były aż tak straszne, jak mogłoby się wydawać.

5 kwietnia nad ranem, już jako współwłaściciel Brave New Sp. z o. o., stanąłem na tajskiej ziemi. Kilka godzin później odpisywałem na maile klientów.

Przez 5 miesięcy pracowałem zdalnie z Tajlandii, Laosu, Wietnamu, Kambodży, Malezji i Singapuru. Zorganizowaliśmy naszą pracę tak, by dzielące nas kilometry nie były dla nas przeszkodą. Co wzięliśmy pod uwagę?

1. Dobry plan i przygotowanie

Jeszcze przed wyjazdem stworzyliśmy świetny plan działania. Wyznaczyliśmy jasne cele kwartalne. Wiedzieliśmy, co chcemy osiągnąć, jaki przychód wygenerować i mieliśmy pomysł, jak to wszystko ma wyglądać. Z wyprzedzeniem ustaliliśmy dni wolne od pracy. Określiliśmy minimalną liczbę godzin które każdy z nas ma przeznaczać na Brave New tygodniowo. Wyznaczyliśmy stałą porę oraz agendę narady (łącznie z uwzględnieniem, że każde spotkanie rozpoczniemy small talkiem). Wydaje mi się, że zaplanowaliśmy wszystko, co dało się zaplanować.

Poza naszymi wspólnymi planami, pozostała jeszcze kwestia zaplanowania mojej pracy w Azji. Przygotowałem się pod względem sprzętu. Zabrałem drugi telefon, odpowiednią ilość dodatkowej gotówki potrzebnej w razie zepsucia laptopa czy jakiejś kradzieży. Na bieżąco sprawdzałem też najlepsze sposoby łączenia się z internetem (karta SIM zdecydowanie wygrywała w każdym kraju) oraz dbaliśmy o to, żeby mieszkać w miejscach, w których sieć śmiga na przynajmniej przyzwoitym poziomie.

2. Komunikacja

W każdy poniedziałek o 9 czasu środkowoeuropejskiego (13 w Tajlandii) odbywaliśmy naradę firmową. Narada była ważnym elementem naszej działalności i w ciągu 5 miesięcy odpuściliśmy ją tylko 2 razy (jedną z powodu urlopu i jedną na 3 dni przed moim powrotem).

Do bieżącej komunikacji używaliśmy Slacka, do mierzenia czasu pracy Toggla, a do wyznaczania zadań naszym współpracownikom Asany. Ustaliliśmy, że nie poruszamy tematów związanych z praca na Messegerze. Rozmowy głosowe prowadziliśmy przez Slacka, Skype’a, a czasami przez WiFi Calling, czyli telefonicznie.

W polskich godzinach pracy starałem się być dostępny, co oznaczało, że czasami Slacka miałem włączonego w telefonie do 21. W razie kryzysowej sytuacji byłbym w stanie szybko zareagować. Michał o tym wiedział, ale potrzeba rozmowy po 18 czasu tajskiego była bardzo rzadka. Nasza współpraca rozkładała się mniej więcej tak:

4-9 czasu polskiego (9-13 czasu tajskiego) – Andrzej pracuje

9-13 czasu polskiego (13-17 czasu tajskiego) – pracujemy wspólnie

13-17 czasu polskiego (17-21 czasu tajskiego) – Michał pracuje

Te 4 godziny były wystarczające do efektywnej komunikacji.

WiFi Calling używałem też przez cały czas do rozmów z klientami. Część z nich do dzisiaj nie zauważyła mojej kilkumiesięcznej nieobecności. Jednym z bardzo ważnych elementów, o które najmocniej dbałem podczas wyjazdu, był nienaganny kontakt z zespołem i klientami. Uważam, że udało się w 100%.

3. Jasny podział obowiązków

Staraliśmy się w jak najbardziej sprawiedliwy sposób podzielić obowiązkami. Michał przejął wszelkie zobowiązania stacjonarne, odwiedzał naszą księgową, dysponował kartą i składał pisma, które wymagały złożenia. Ja z kolei odpowiadałem za sprawy finansowe i przelewy oraz promocję artykułów blogowych. Wszystkie inne sprawy podzieliliśmy według uznania.

4. Wyrzeczenia

Oczywiście potrzeba pracy i bycia w zasięgu internetu miała również swoją brzydszą stronę: musiałem się trzymać ubitego traktu, a to oznaczało wypady w głuszę jedynie w weekendy. Wiedziałem jednak od początku, że do Azji jadę w określonych celach i akceptacja takiego stylu podróżowania nie była dla mnie problemem.

Do innych wyrzeczeń zaliczyć mogę:

  • brak wygodnego krzesła do pracy – czasami zdarzało się, że musiałem pracować w pociągu lub autobusie. Nie jest to najbardziej efektywny styl działania, ale tworzenie ofert, wpisów, czy odpisywanie na maile w trasie nie stanowiło problemu
  • odbieranie telefonów po 19 – zdarzały się one bardzo, bardzo rzadko. Zgoda na ich odbieranie była większym wyrzeczeniem dla mojej narzeczonej, Anity niż dla mnie.

Liczbowo wyrzeczeń nie było dużo, ale towarzyszyły nam przez większość wyjazdu.

5. Szczerość i zaufanie

Uważam, że nasza zdalna współpraca padłaby, gdyby nie to, że obaj ufaliśmy sobie. Tu zdecydowanie to ja musiałem liczyć na zaufanie Michała i starałem się być fair wobec niego. Dlatego, jeśli w którymś tygodniu nie wyrobiłem ustalonej przez nas normy, w następnym dbałem o to, by nadrobić zaległości. Byliśmy też umówieni na 100% szczerości – jeśli któremuś z nas coś przeszkadzało, należało od razu zgłosić wątpliwości drugiej stronie.

Zasady zaufania i szczerości obowiązują w naszej pracy w dalszym ciągu, ale w przypadku pracy zdalnej były one moim zdaniem kluczowe dla sukcesu przedsięwzięcia.

6. Solidność i determinacja

Lubię swoją pracę, może aż za bardzo. Źle się czuję, gdy zawalam terminy, nie spełniam swoich oczekiwań i pracuję mało. A w firmie, która dopiero co została założona nie da się pracować mało.

Zdawałem sobie z tego sprawę i wiedziałem, że w Azji będę miał co robić. A że od samego początku nie możemy narzekać na brak zainteresowania klientów, to czasami trzeba było spiąć tyłek i posiedzieć dłużej mimo wspaniałej pogody i miejsc, które domagały się dokładnego poznania. Myślę, że odpowiedni mindset odegrał kluczową role dla sukcesu zdalnego działania. W takich warunkach odpuścić i lecieć na plażę byłoby bardzo łatwo. Jednak odpowiedzialność wzięła górę.

Jak z perspektywy czasu oceniam decyzję o wyjeździe?

Zaraz po moim powrocie z Azji zrobiliśmy spotkanie, na którym między innymi omówiliśmy ostatnie 5 miesięcy. Próbowaliśmy znaleźć jakieś negatywy, zgrzyty, problemy. Oprócz kilku kosmetycznych kwestii, nie znaleźliśmy nic. Być może źle szukaliśmy, ale wolę wierzyć, że jednak ta współpraca układała się wzorowo. Zresztą, jeszcze w Azji wielokrotnie myślałem nad wąskimi gardłami i szukałem sposobów na poprawienie relacji Azja Wschodnia – Kraków, ale również wtedy było mi naprawdę trudno znaleźć problemy.

Z perspektywy czasu decyzję o wyjeździe uznajemy za w 100% trafioną. Spełniłem marzenie, co dało mi niesamowitego kopa energii. W trakcie wyjazdu wpadłem na kilka genialnych pomysłów, które pomogły nam działać jeszcze skuteczniej. Nie wiem, czy wpadłbym na nie w Polsce. Po powrocie robota dosłownie pali mi się w rękach.

Nie bez znaczenia jest też fakt, że udowodniliśmy sobie, że jesteśmy w stanie skutecznie pracować z każdego miejsca na ziemi, a odległość nie ma wpływu na relacje zawodowe i funkcjonowanie firmy. Podczas tych 5 miesięcy nauczyliśmy się wiele na temat pracy zdalnej. To niesamowicie wartościowa lekcja, bo część naszych współpracowników pracuje z nami zdalnie: z Radomia, Poznania, Torunia. To, że świetnie się z nimi dogadujemy jest wynikiem naszych doświadczeń, sukcesów i porażek, bo i takie nam się zdarzyły w ciągu tej azjatyckiej przygody.

Tymczasem, już z Krakowa, przygotowujemy się do realizacji nowych wspaniałych projektów. Mamy mnóstwo pomysłów i świetnych Klientów, dla których tworzymy niesamowite realizacje. Śledźcie naszego bloga i fanpage’a, żeby być na bieżąco nie tylko z tym nad czym, ale i skąd obecnie pracujemy :).

Komentarze: 14

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie będzie opublikowany